1-3-5 sääntö ajanhallinnan tueksi
Tuntuuko joskus siltä, että tekemättömien töiden lista vain kasvaa, vaikka kuinka yrität saada asioita tehtyä?
Asiantuntijatyössä aikaa kuluu monenmoiseen: erilaisiin projekteihin, palavereihin, suunnittelutyöhön, asioiden valmisteluun, viestien vaihtoon sekä pieniin juokseviin tehtäviin. Kaikki työt eivät kuitenkaan ole yhtä tärkeitä. 1-3-5-menetelmä auttaa jäsentämään tehtäviäsi niin, että tärkeimmät asiat eivät huku pienten, mutta aikaa vievien ja vähemmän tärkeiden asioiden hoitamiseen.
Miten 1-3-5 menetelmä toimii?
1-3-5 on ajanhallinnan menetelmä, joka auttaa töiden priorisoinnissa, vähentää aloittamisen kitkaa ja kiireen tunnetta. Kun työlle on selkeämpi rakenne, on helpompi keskittyä ja kokea aikaansaamisen iloa.
Käytännössä, valitse joka päivä:
1 isompi, merkityksellinen tehtävä, jota on tärkeä edistää eteenpäin. Valitse sellainen tehtävä, joka vaatii sinulta keskittymistä, pohdintaa ja suunnittelua.
3 keskikokoista, nopeammin hoidettavaa mutta tärkeää tehtävää. Varaatko esimerkiksi aikaa raportin kirjoittamiseen tai onko asiakaspalaveriin tärkeä valmistautua hetken verran?
5 pientä, rutiiniluontoista tehtävää. Hyväksytkö esimerkiksi laskuja, hoidatko matkavarauksia tai hoidatko sähköposteja?
Ajanhallinta on suunnittelua ja joustavuutta
Oman työn suunnittelussa ja ajanhallinnassa on tärkeää muistaa, että suunnittelun lisäksi tarvitaan myös joustavuutta: harvoinhan työpäivät menevät, kuten on alkujaan suunnitellut.
Jos päivä ei etene suunnitellusti:
Priorisoi uudelleen: jos et ehdin tehdä päivän tärkeintä tehtävää kokonaan, voit ainakin aloittaa. Suunnittele myös, minkä osan voit siirtää seuraavalle päivälle
Ota käyttöön varasuunnitelma: Varaatko jatkossa enemmän “puskuriaikaa” yllättäville tehtäville.
Hyväksy keskeneräisyys: Kaikkea ei millään aina ehdi tehdä, ja se on ihan ok. Kiitä kuitenkin itseäsi siitä, mitä olet saanut aikaan: joskus se voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että olet pysähtynyt ajattelemaan tehtävää tarkemmin. Toimeenpano sen jälkeen on varmasti helpompaa.
Ajanhallinnan oppaastamme saat lisää vinkkejä itsesi johtamisen tueksi. Kokeile myös Pomodoro-tekniikkaa, joka auttaa sinua erityisesti toimeenpanossa.
Ajanhallinta on yksi itsensä johtamisen osa-alueista. Jos kaipaat lisää tukea tiimisi ajanhallinnan ja itsensä johtamisen tueksi, tutustu Taitava itsensä johtaja™ -digivalmennukseemme. Työn ohessa ketterästi opiskeltava verkkovalmennus yhdistää myös eri toimipisteissä työskentelevät ammattilaiset toisiinsa!