Palaverituskaa vai yhteistyön iloa?

Päättymättömiä palaveriputkia, kyllästyttäviä keskusteluita, näännyttäviä kohtaamisia. Äänekkäitä puheenvuoroja, tilaa ottavia esityksiä, sanomattomia mielipiteitä. Käsittelemättömiä asioita, keskeneräisiä projekteja, päätöstä odottavia akuutteja asioita.  

Palaveri on yleinen ja ehkäpä käytetyin työelämän yhteistyön muoto. Monipaikka- ja etätyön yleistyttyä palavereiden merkitys on vahvistunut entisestään. Vaikka organisaatiot investoivat valtavat määrät aikaa ja rahaa palavereihin, niiden potentiaali jää helposti vajaaksi. Palaverikäytäntöjen ja fasilitointimenetelmien kehittämisen lisäksi on suunnattava katse myös osallistujien palaveri- ja yhteistyötaitojen vahvistamiseen.

Kahdeksan tuntia – kahdeksan palaveria 

Palaverit ovat työyhteisön vuorovaikutuksen näyttämöitä ja vallankäytön ilmentymiä. Ne kertovat omaa kieltään ihmisten välisestä yhteistyöstä ja arvostuksista. Parhaimmillaan palaveri on mainio tapa vaihtaa tietoa, oppia ja rakentaa yhteistä suuntaa, tehdä päätöksiä sekä vahvistua organisaatioina. Työntekijälle palaveri tarjoaa mahdollisuuden vaikuttaa sekä kokea pystyvyyden ja osaamisen tunnetta työssä.     

Tämän päivän asiantuntijatyössä ei ole lainkaan mahdotonta, että kahdeksan tunnin työpäivä sisältää kahdeksan erilaista palaveria. Voisipa jopa väittää, että joskus lähes koko työ on rakentunut palavereiden ympärille. Huolimatta palaverien hyvästä tarkoituksesta, on väliin tärkeää pysähtyä arvioimaan, kuinka hyvin niihin käytetty aika vastaa odotuksia? Millä tasolla osallistujien palaverityytyväisyys ja -tuloksellisuus onkaan kokonaisuutena?  

Joskus lähes koko työ on rakentunut palavereiden ympärille.

Onnistunut palaverointi vaatii taitoa ja aktiivisuutta  

Palavereissa vahvistetaan organisaation toimintakulttuuria ja kyvykkyyttä. Vaikuttavat palaverit rakentuvat laadukkaiden keskustelujen ja aktiivisen vuorovaikutuksen ympärille.: ratkaisuja ja päätöksiä pyritään tekemään nopeasti usein puutteellisenkin tiedon varassa yhteisen tilannearvion pohjalta.

Keskustelun ilmeisistä eduista huolimatta, siihen käytetty aika tuntuu olevan yhä rajallisempi. Samalla kun palavereita suoritetaan tutulla rutiinilla päivästä toiseen, osallistujien monipuolinen osaaminen ja palaverien potentiaali jää helposti hyödyntämättä.   

Yksi tärkeimpiä älykkään ryhmän tunnusmerkeistä on se, miten puheenvuorot jakautuvat palavereiden aikana (mm. Woolley, Aggarwal & Malone, 2015). Älykäs ryhmä tai laadukas palaveri ei kuitenkaan synny sattumalta. Onnistuminen edellyttää taitoa sekä palaverin vetäjältä että osallistujilta. Tarvitaan tilanteen lukutaitoa sekä halua ja osaamista keskustella.

Hyvän valmistautumisen lisäksi tavalla, jolla asioita käsitellään palaverissa, on merkittävä vaikutus sen onnistumiseen. Palaverin vetäjän tehtävänä on löytää sellainen toimintapa, jonka avulla ryhmä onnistuu tekemään yhteistyötä rakentavasti, osallistujien osaamista monipuolisesti hyödyntäen. Käytännössä palaverin vetäjä voi auttaa osallistujia kuuntelemaan toistensa ajatuksia sekä jakamaan ajatuksia erilaisista ratkaisuvaihtoehdoista. Avointen kysymysten aktiivinen käyttö ruokkii ajattelun laajentumista ja laadukasta keskustelua. 

Kun huomio suunnataan tasaisesti koko ryhmään, ennaltaehkäistään palavereiden tyypillisiä kompastuskiviä, kuten heikkoa osallistumisaktiivisuutta, multitaskausta tai keskustelun ajautumista sivupoluille. Palaverissa osallistujat peilaavat myös oman toimintansa vaikutusta ryhmässä ja oppivat itsestään.  

Onnistunut palaverointi vaatii taitoa ja aktiivisuutta.

Palaveriapatiasta yhteistyö- ja palaveritaitojen kehittämiseen 

Organisaatiokehittäjinä ja coacheina kuulemme jatkuvasti erilaisia tarinoita, jotka kertovat työyhteisöjen arkitodellisuudesta. Tarinoiden näyttämöinä ovat usein juuri palaverit, joiden onnistumista osallistujat arvioivat omien odotusten sekä tekemiensä tulkintojen pohjalta.  Palaveriapatiakin tuntuu olevan aika yleinen kokemus. Useimmiten syyttävä sormi kuitenkin osoittaa jotakuta muuta kuin itseä: pullistelevaa pomoa, ärhäkkää asiakasta tai turhautunutta työkaveria. 

On totta, että tunnetilamme, asenteemme sekä osaamisemme näkyvät vuorovaikutustilanteissa. Rohkenemme kuitenkin haastaa meitä jokaista suuntaamaan katseen ensin itseemme ja oman osaamisemme kehittämiseen. Loppujen lopuksi oman viestinnän ja vuorovaikutuksen muuttaminen on huomattavasti helpompaa kuin keskittyminen työkaverin tai asiakkaan käytöksen muuttamiseen.  

Arvioi ja kehitä palaverikokemusta

Palaverikäytäntöjen ja -taitojen kehittäminen on investointi, johon kannattaa satsata:

• Milloin työyhteisössäsi on viimeksi pysähdytty arvioimaan palaverikäytäntöjä ja -kokemusta?

• Koetaanko teillä enemmän palaveriapatiaa vai tekemisen ja aikaansaamisen iloa?

• Miten teillä kehitetään yhteistyötaitoja palavereiden laadun ja vaikuttavuuden vahvistamiseksi?

Jos koet, että palavereissanne on vielä potentiaalia, haluamme tukea kehittymistänne. Uusi Poweria palavereihin -minivalmennuksemme tuo konkreettiset avaimet parempaan yhteistyöhön ja tehokkaampiin kokouksiin.

Valmennuksen hyödyt:

·     Tehokkaammat palaverit säästävät resursseja.

·     Yhteisten päätösten sitoutuminen vahvistuu.

·     Kestävät, yhdessä tehtävät ratkaisut tukevat organisaatiosi tavoitteiden saavuttamista.

·     Vahvistuneet vuorovaikutustaidot luovat positiivista yhteistyöhenkeä.

Kirjoituksen lähteenä käytetty:  

Woolley, A., Aggarwal, I. & Malone T. (2015). Collective Intelligence and Group Performance. Current Directions in Psychological Science 2015, Vol. 24(6) 420–424. 

Kirjoittaja Terhi Vesterinen on Certified Business Coach Master® (PCC), johtamisen ja työyhteisöjen valmentaja, kouluttaja ja kehittäjä.